Formular und Veranstaltung verknüpfen
ACHTUNG: Es gibt gerade eine große Umstellung der Rückmeldung auf Evangelische Termine. Weg von den klassischen Formularen über die Funktion "Rückmeldung" hin zu den neuen "Webformularen. Wir zeigen hier nur noch die Umsetzung der NEUEN Anmeldemöglichkeit über die Webformulare.
Die Schritte der Onlineanmeldung
1. Veranstaltung anlegen (Entsprechendes Tutorial findet sich hier)
2. Formularvorlage erstellen/überprüfen
2.1 Abfrageelemente definieren
2.2 Automatische Mails als Vorlage anlegen
3. Veranstaltung und Formularvorlage verknüpfen
4. Einstellungen zur Onlineanmeldung vornehmen
5. Angaben auslesen und exportieren
Grundlagen - Wie sind Anmeldungen in Evangelische Termine organisiert
Die Onlineanmeldung in Evangelische Termine wird über den Seitenpunkt "Webformulare" organisiert.
In diesen Webformularen verwaltet man die, als "Formulartypen" benannten, Abfragebögen.
Formulartypen werden als allgemeiner Bogen angelegt. Wie eine Kopiervorlage auf Papier.
3. Veranstaltung + Formular verknüpfen
Die Vorlage kann mit beliebig vielen Veranstaltungen verknüpft werden.
Die Verknüpfung erfolt NACH der Erstellung der Veranstaltung (speichern der Veranstaltung ist unabdingbar vor diesem Schritt).
Dieser Schritt kann NICHT im Formluar selbst vorgenommen werden.
Durch die Verknüpfung entsteht eine, auf diese Veranstaltung zugeschnittene, Onlineanmeldung mit automatischen Zuweisung von Titel, Ort, Referent_innen etc.
und
die Erstellung einer eigenen Teilnehmendenliste pro Verknüpfung.
Diese Verknüfpgung erscheint unter dem Punkt:
"Verwendung/Ergebnisse"
Das bedeutet, dass für mehrere Veranstaltungen der selbe Formularvorlage verwendet werden kann, wenn die gleichen Informationen für unterschiedliche Veranstaltungen benötigt werden (z.B. mehrere Freizeiten im Jahr).
Durch die Verknüfpung entsteht immer ein neuer Datensatz mit auf Basis der selben Vorlage.
Verwaltungsoptionen für das Anmeldeformular nach dem Verknüpfen mit einer Veranstaltung
Beim Verknüpfen mit der Veranstaltung werden folgende Verwaltungsoptionen abgefragt:
Name des Formulars in der Anzeige
Anmeldestart und Anmeldeschluss
Maximale Teilnehmer:innenzahl - (Warteliste wird nur dadurch möglich)
Wartelisten aktivieren
Abschluss Hinweis - nach Absenden des Formulars
Angezeigte Informationen aus dem Formular in den automatischen Mails
Die auf diese Weise gesammelten Informationen können dann z.B. als Ecxellliste runtergeladen werden oder in Dateiformaten für Datenbanksymsteme.Auf diesem Weg spart man sich das Eintragen von Anmeldungsdaten - bei der die Gefahr von Übertragungsfehlern steigt.
Auch fehlerhaft eingetragene Datensätze können im System bei Evangelische Termine vor dem Download bearbeitet werden.
So müssen keine "Arbeitsstände" in Erinnerung bleiben, sondern man kann die Datensätze "an der Wurzel" korrigieren.
Ist eine Veranstaltung mit einem Formular verknüpft, wird diese automatisch ausgelesen und unter dem großen Button "Onlineanmeldung" zur Auswahl gestellt.
